Avr 28

Résilience grâce à la communication numérique

Des milliers de personnes sont en télétravail en raison de la crise du coronavirus. Que se passera-t-il après la pandémie? Les entreprises renoueront-elles avec l'ancien modèle? Ou bien se rendent-elles compte que les processus de communication numérique les rendent plus résilientes face aux crises futures et consolident leur modèle commercial?

En politique, l'expression «aucune alternative» signifie souvent le contraire, mais avec la crise du coronavirus, les entreprises n’avaient pas le choix: même les entreprises les plus sceptiques ont adopté le télétravail et adapté leur IT à la communication numérique en un temps record. Cette pression et les solutions informatiques proposées gratuitement par de nombreux fabricants ont permis à cette transformation numérique fulgurante d'avoir lieu. Ils’agit notamment des grandes entreprises technologiques comme Cisco qui, depuis les années 1990, expérimentent elles-même le travail dans des structures d’entreprise fragmentées et quelle influence les processus numériques ont sur la productivité.

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Dans tous les médias, le télétravail est le principe directeur de ces dernières semaines de crise. C’est compréhensible, mais cela induit également en erreur car on ne se concentre pas sur l'essentiel. Ce n'est pas le lieu de travail qui importe, mais la réorganisation des moyens de communication au sein de l’entreprise.La suppression de la barrière physique entre équipes, services et structures de l'entreprise est en partie un défi technique,notamment en ce qui concerne la protection du périmètre étendu de l’entreprise jusqu'au domicile des collaborateurs en télétravail.Mais c’est également une question de processus organisationnels et de communication. 

Avant le COVID-19, de nombreuses entreprises hésitaient à tabler sur le travail réparti. Des études et l’expérience de l’auteur le montrent: souvent ce ne sont pas les arguments techniques que l’on avance, mais les questions de contrôle, d’un nouvel état d’esprit nécessaire pour le management et les inquiétudes quant à l’équilibre entre la vie privée et la vie professionnelle lorsque l’on travaille le soir ou le week-end.

Stratégie: comprendre ses propres besoins est décisif

La communication technique et la communication organisationnelle sont liées. Dans de nombreuses entreprises, le central téléphonique était le cœur de la communication interne et externe pendant des décennies; complétée par l’e-mail depuis les années 1990, elle a donné un nouveau rôle au téléphone: les gens ne décrochent le téléphone que si un échange direct est nécessaire. Au cours des dix à quinze dernières années, la communication vidéo est venue s’y ajouter, prenant une grande importance tant sur le plan privé que professionnel.

Aujourd’hui la communication fait partie de chaque secteur d’une organisation. Elle s’avère tantôt plus sobre, tantôt plus sociale, tantôt plus stratégique. D'un point de vue technique, il s’agit de reproduire numériquement les habitudes et processus de communication dans l’entreprise. Avant de mettre en œuvre la technologie,l’entreprise doit donc connaître et comprendre ses propres besoins, saisir toutes les voies de communication et les outils correspondants et évaluer les solutions les meilleures et les plus sûres. La communication au-delà du périmètre de l’entreprise crée en effet de nouveaux points d’attaques qu’il faut protéger contre les cybercriminels.

Sécurité: les réseaux doivent être parés aux menaces futures

La résilience requiert une grande sensibilisation à la sécurité.Comme dans d’autres domaines informatiques, les collaborateurs doivent être sensibilisés aux attaques issues du cyberespace et les réseaux doivent être adaptés et parés aux nouvelles menaces futures – de plus en plus de contenus professionnels sont diffusés dans des salles de réunions virtuelles et donc également au domicile des collaborateurs en télétravail.

Diverses mesures de sécurité protégeant l’entreprise et son activité et permettant de faire progresser les équipes sont nécessaires pour mener des vidéoconférences. Ici, les exigences minimales sont la protection par un Single Sign-On (SSO) de l’entreprise et par une authentification forte, donc un second niveau de sécurité avec le smartphone par exemple. Il s’agit en outre de mettre le fournisseur d’une solution à contribution en termes de protection des données et de sécurité: les conférences doivent être cryptées et aucune donnée utilisateur ne doit pouvoir être transmise à des tiers. Ils’impose donc de choisir minutieusement le fournisseur du logiciel de collaboration et de procéder à son audit préalable (Due Dilligence) – on lui confie en effet une communication interne qui devrait être en principe confidentielle.

Webex: 14 milliards de minutes de réunions au cours du premier mois deconfinement

Cisco Webex – enregistrant plus de 14 milliards de minutes de réunions en mars, le premier mois de confinement – propose un véritable cryptage de bout en bout, ainsi que compliance, transparence et contrôle. Rien n’est caché. Les principes de sécurité reposent sur le fait vérifiable que Webex est développé avec un accent particulier sur la confidentialité. Le développement suit le Secure Development Lifecycle (SDLC) de Cisco et est régulièrement contrôlé et testé par une organisation indépendante.

Résilience: un facteur important pour l’avenir

Résilience signifie bien plus que sécurité technique. Elle représente certes la base de la protection des modèles commerciaux en temps de crises.Les entreprises qui répartissent mieux leurs processus de communication et les détachent de leurs emplacements physiques créent de nouvelles structures hybrides qui amortissent mieux les bouleversements et qui, en temps de budgets en baisse, permettent à leurs collaborateurs de travailler de manière plus agile et axée sur le client, mais également de manière plus intelligente: de nouveaux développements technologiques de la collaboration numérique, comme l’intelligence artificielle, l’apprentissage automatique et la réalité augmentée, permettent de se concentrer sur les contenus et non plus sur les anciens rituels de réunions .Cela renforce la force d’innovation au sein de l’entreprise. Les collaborateurs sont alors qualifiés pour former des équipes agiles et innovantes au-delà des barrières physiques et barrières du réseau.

Les objectifs sont au premier plan, non pas la présence. Cela en rend la direction plus complexe, et offre de nouvelles opportunités aux entreprises. Il ne faut donc pas considérer le passage au travail réparti comme une pure tâche technique; l’engagement de la direction est ainsi absolument indispensable. Par le brusque changement de stratégie, les entreprises se rendent davantage compte que le travail réparti est bel et bien possible. Pourtant, les structures internes des entreprises ne vont pas disparaître pour autant. La collaboration numérique ne confère pas le même avantage partout: souvent, un projet réussi commence justement par des entrevues personnelles. Le principe du face à face assure la loyauté nécessaire et donne naissance à des engagements au-delà des réunions virtuelles.

Augmentation de l’efficacité grâce à une stratégie de collaboration intelligente

Le Smart Working avec des outils intelligents permet d’optimiser les processus au sein de l’entreprise. Les développements techniques offrent l’opportunité d’augmenter l’efficacité au moyen d’une stratégie de collaboration intelligente, de baisser les coûts fixes et en même temps de renforcer la force d’innovation. Une nouvelle culture à distance s’impose - mais l’établir est une tâche complexe. Avec les outils adéquats, ouverts et basés sur des normes, les entreprises peuvent se concentrer pleinement sur la modélisation de leur nouvel environnement de communication. Ce n’est pas celui qui est présent qui contribue au succès, mais celui qui communique à tous les niveaux. La collaboration numérique montre qu’elle fonctionne et peut être mise en œuvre en toute sécurité.Il faut juste qu’elle devienne l’ADN de l’économie pour renforcer sa résilience. Et là, il n’y a vraiment aucune alternative.

#SmartMISConsulting

Source: https://www.bilan.ch/

Read 1074 times Last modified on mardi, 28 avril 2020 17:48

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